Los programas de Administración de proyectos tienen una capacidad variable, desde sencillos programas de elaboración de calendarios que realizan gráficas de Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que están integradas con los sistemas de información administrativa de presupuestos, mercadotecnia, fabricación, personal y otros sistemas.
De acuerdo con la capacidad del programa se
pueden ingresar secuencias de tareas, recursos, fechas y costos, y la
computadora calcula los calendarios, presupuestos o utilización de recursos en
lugar de uno. La mayor parte de los programas dibuja incluso las redes, o puede
convertir el formato de una red al de otra.
Además de ayudar con los calendarios y costos, estos programas elaboran una amplia variedad de informes, desde simples hasta amplios. Si tiene un requisito especial en el manejo de su proyecto, como un informe o una gráfica de elaboración especial, es probable que exista un programa con la capacidad de elaborar la salida que necesita.
El software de administración de proyectos puede ser una gran bendición para el gerente de proyectos que da seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas interrelacionadas que entran en juego. Aunque no todos los programas hacen lo siguiente, la mayor parte de ellos le pueden ayudar a realizarlo
* Hacer gráficas de costos, calendarios y utilizar recursos mediante gráficas de Gantt, histogramas, diagramas en línea y una diversidad de tipos de gráficas
* Crear informes estándares y a la medida, inclusive contabilidad estándar y dar seguimiento.
El administrador de
proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de
integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto
específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada
proyecto.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El
administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando
normal dentro de la organización.
Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar
políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.
Otras tareas
que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su
avance.
Debe
resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el
administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿Qué se va
a hacer?
* ¿Cuándo se
va a hacer?
* ¿Por qué
se va a hacer?
* ¿Cuánto
dinero está disponible para hacerlo?
* ¿Qué
tan bien se está haciendo el proyecto?
IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran
importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde
proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de
introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los
consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de
operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos
es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
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